„Apostille“ ist ein französisches Wort, welches ein besonderes Zertifikat bezeichnet, das dem Originaldokument beigefügt wird um die Legitimität und Echtheit (Authentizität) des zertifizierten Dokuments zu verifizieren. Ein mit dieser versehenes Dokument wird in jedem Signatarstaat des Haager Apostille-Abkommens (Convention de la Haye du 5 octobre 1961 – „Convention“) anerkannt.

Die Convention ermöglicht eine vereinfachte Beglaubigung von amtlichen Dokumenten. Die eigentliche Convention erwähnt vier Dokumentarten — und zwar Gerichtsdokumente, Verwaltungsunterlagen, notarielle Urkunden und offizielle Zertifikate, die von befugten Personen ausgestellt werden. Falls Dokumente in einem Land verwendet werden, welches dem Haager Apostille-Abkommen beigetreten ist, müssen diese von einem Beamten (Vewaltungsangestellten) jenes Landes zertifiziert sein, welches das Dokument ausgestellt hat.

Wie lange dauert die Ausstellung einer Apostille?

Die Ausstellung einer Apostille dauert 2 bis 30 Werktage, wobei hier die Zustellzeit entscheidend ist, die ab dem Moment gerechnet, wird wo uns das Dokument zugestellt wird und bei uns die Zahlung eingeht. Die Zustellzeit hängt ebenfalls von der eurerseits gewählten Zustellweise und der Schnelligkeit der Kurierdienste ab.

Was ist in den Gebühren inbegriffen?

In unseren Gebühren inbegriffen sind die Gebühren im Ausland, wobei deren Höhe sich jedoch von Staat zu Staat unterscheidet und auch von Dokumententyp abhängt, dessen Apostillierung verlangt wird. Unsere Gebühren umfassen auch die für unsere Leistungen berechneten Gebühren.

Wann wird eine Apostille erforderlich?

Eine Apostille ist dann erforderlich, wenn euer Dokument im Ausland verwendet werden muss, oder wenn ihr ein ausländisches Dokument habt, das in eurem Land verwendet werden soll.

Wie sieht so eine Apostille aus?

Die Apostille hat die Form eines Klebeetiketts, eines Stempels oder Dokuments, welches aus 10 nummerierten Feldern besteht. Oben in der Apostille befindet sich der Schriftzug APOSTILLE, unter dem auf Französisch der Text Convention de la Haye du 5 octobre 1961 steht, was übersetzt „Haager Apostille-Abkommen vom 5. Oktober 1961“ bedeutet. Beim Fehlen dieses Textes, der in französischer Sprache sein muss — ist die Apostille ungültig.

Legalisierung

Falls ein Staat die Convention nicht unterzeichnet hat, muss dieser zwecks Verwendung seiner Dokumente im Ausland bzw. zwecks Verwendung ausländischer Dokumente auf eigenem Staatsgebiet spezifizieren, in welcher Weise eine Zertifizierung vorgenommen wird. Zwei Länder können z.B. ein separates Abkommen unterzeichnet haben, durch welches sich diese zur gegenseitigen Anerkennung öffentlicher Dokumente verpflichten.  Dies kommt in der Praxis nicht sehr häufig vor. Sollte es ein solches Abkommen nicht geben, wird das Dokument normalerweise durch das Außenministerium jenes Landes legalisiert, welches das Dokument ausgestellt hat und anschließend durch das Außenministerium jenes Landes, wo das Dokument verwendet wird; wobei eine solche Beglaubigungsweise von Dokumenten bei der Botschaft oder beim Konsulat möglich ist. Wie aus den obigen Ausführungen folgert, muss ein Dokument vor dessen Verwendung zweimal verifiziert werden.